التحدي

جمعية "مرشدات اليابان" هي جمعية تعمل على صعيد وطني وتتكوّن من 47 مجلسًا محليًا وحوالى 40 ألف عضوة. والجمعية تابعة للجمعية العالمية للمرشدات وفتيات الكشافة التي تُعدّ أكبر حركة تطوعية مخصّصة للفتيات والشابات. وتدعم جمعية "مرشدات اليابان" الفتيات والشابات وتزوّدهنَ بمهارات وقدرات متنوّعة للاستفادة من كل إمكانياتهنَ من خلال التعليم غير الرسمي.

بصفتها جمعية تعمل على صعيد وطني، كانت "مرشدات اليابان" تواجه صعوبات في الحفاظ على التواصل الفعّال بين جميع عضواتها. ونظرًا لوجود مجموعات متعددة وعضوات من أعمار مختلفة، احتاجت الجمعية إلى نظام فعّال وآمن لإدارة شؤون العمل وضمان التنسيق بين جميع المجموعات والحفاظ على سريّة المعلومات الشخصية الخاصة بالقاصرات. ولأن الجمعية تشمل مجالس محلية، فإن ملفاتها تحتوي على معلومات شخصية عن الفتيات والشابات في كل فِرقة ومجلس محلي، بالإضافة إلى معلومات عن العضوات البالغات اللاتي تقودنّ هذه الفرق والمجالس. ومع انتشار فروع الجمعية في جميع أنحاء البلد، برزت أهمية متابعة مستوى فعالية أنشطة هذه الفروع وتقييمها، إذ تُرسِل قائدات فِرق المرشدات والمجالس المحلية تقارير إلى جمعية "مرشدات اليابان" عن نسبة الحضور ومعدل تكرار الأحداث وغيرها من المقاييس ذات الصلة وذلك لضمان تحقيق أداء على أكبر قدر ممكن من الفعالية. وبسبب الموارد المحدودة لديها، احتاجت الجمعية إلى إيجاد منتجات يمكن استخدامها بسهولة على الصعيد الوطني في مختلف مواقع مجالسها المحلية.

القصة

انطلاقًا من حرص Girl Scouts of Japan على خوض تجارب جديدة بشجاعة، اعتمدت المؤسسة في أنشطتها بشكل رئيسي على مجموعة منتجات برنامج "Google للمؤسسات غير الربحية" لتعزيز مستوى فعالية المجالس المحلية والمجموعات العديدة التابعة لها. بدأت المؤسسة أولاً باستخدام حزمة Google Workspace لتنظيم أعمالها في مجالسها المحليّة. واستطاعت تزويد العضوات ببرامج تعلّم إلكتروني باستخدام "نماذج Google" وتضمينها في موقعها الإلكتروني. وفتح برنامج التعلّم الإلكتروني المجال أمام عدد أكبر من العضوات لتعلّم مهارات الكشافة والقيادة. وعلى الرغم من مرور أكثر من قرن على إطلاق برنامج "مرشدات اليابان"، طوّرت مؤسسة Girl Scouts of Japan أعمالها من خلال استخدام اختبارات "نماذج Google" لمساعدة الفتيات والشابات على زيادة معلوماتهنَّ ومهاراتهنَّ مع الحصول على شارات من المجالس المحلية في جميع أنحاء البلد.

بغض النظر عن مستويات المهارات التقنية بين الموظفات في مؤسسة Girl Scouts of Japan، تتيح منتجات مثل "نماذج Google" و"جداول بيانات Google" إمكانية مشاركة المعلومات بسهولة والحصول على ملخصات للبيانات بدون إدخال المعلومات يدويًا. ولأنّ مؤسسة Girl Scouts of Japan تقود مجالس محلية، تمكّنها حزمة Google Workspace من مشاركة المستندات مع المستخدمين المسموح لهم فقط بالاطّلاع عليها في كل فرع محلي، وهو ما يعزّز إجراءات حماية الخصوصية. ونظرًا لتوفّر إمكانية مشاركة الملفات مع المجالس المحلية، تستطيع كل فِرقة كشّافة الآن مشاركة أفضل ممارساتهن وأنشطتهن التعاونية وغيرها من الأنشطة الأخرى لتعزيز جهودها والوصول إلى أهدافها. أمّا Gmail، فقد ساهم في الحد من رسائل البريد غير المرغوب فيها والبرامج الضارة وغيرها من المشاكل الأمنية التي كانت تواجهها المؤسسة، وذلك بفضل إعدادات الخصوصية التي توفّرها Google. ومن خلال إعداد خدمة "مواقع Google"، تستطيع المجالس المحلية المتنوعة والعضوات الوصول إلى المعلومات ذات الصلة، مثل كتيّبات الأنشطة والتدريبات على قيادة فرق الكشافة. ويتيح هذا للمؤسسة إمكانية مشاركة آخر الأخبار والمعلومات مع المجالس المحلية والعضوات في الوقت الفعلي وبسرعة.

لم تساهم المنتجات التي يوفّرها برنامج "Google للمؤسسات غير الربحية" في تحسين العمليات الداخلية لجمعية "مرشدات اليابان" فحسب، بل إنها ساهمت مؤخرًا في رفع مستوى الوعي بين أفراد المجتمع والتواصل معهم. فبضل استخدام برنامج "المنحة الإعلانية من Google" وYouTube، تواصل الجمعية اليوم تعزيز حضورها الإلكتروني لجذب عضوات جديدات ومشاركة إنجازاتها الرائعة والأحداث التي تنظّمها في مختلف أنحاء البلد. وتساعد فيديوهاتها على YouTube في إبراز أنشطة الجمعية المتمحورة حول تحفيز الفتيات والشابات، بما في ذلك الأنشطة التعاونية والغناء الجماعي والمخيمات الصيفية المحلية.

تسعى جمعية "مرشدات اليابان" إلى مشاركة المعلومات مع الآخرين وجذب المزيد من الأشخاص لحضور الأحداث التي تنظمّها، لذلك هي تستخدم تطبيق "خرائط Google" لمساعدة الأشخاص من خارج الجمعية والمهتمين بالكشافة في العثور بسهولة على الأحداث التي تنظمّها في مختلف أنحاء اليابان. وتستخدم الجمعية أيضًا أداة "API لخرائط Google" المتاحة ضمن برنامج "التوعية من Earth" لإبراز مدى تأثيرها العالمي على العضوات الحاليات والعضوات الجديدات المحتملات. ومن خلال الدمج بين أداة "API لخرائط Google" وYouTube، استطاعت الجمعية ابتكار جولة افتراضية لاستكشاف خمسة مَرافِق تابعة لها في أنحاء العالم. وهذا من شأنه تعزيز المنظور العالمي للجمعية وتوفير تجربة تُشعر العضوات بأنهنَ جزء من المجتمع الدولي وليس فقط المحلي.

لا تقتصر فائدة الأدوات التي يوفّرها برنامج "Google للمؤسسات غير الربحية" على تنظيم برامج جمعية "مرشدات اليابان" وتحسين مستوى فعاليتها فحسب، بل إنها تساعد أيضًا في إنشاء محتوى مرئي لإبراز الإنجازات المهمة للجمعية بهدف تشجيع الفتيات والشابات وتزويدهن بقدرات ومهارات مختلفة.

"روميكو ميغورو"، المكتب الرئيسي لجمعية "مرشدات اليابان"، فريق العلاقات العامة وجمع التبرعات

التأثير

لأنّ مؤسسة Girl Scouts of Japan تعمل على صعيد وطني، فهي كانت بحاجة إلى توسيع نطاق عملياتها لضمان النجاح المرجو. ومن هذا المنطلق، عملت على إنشاء برنامج تعليمي إلكتروني بواسطة "نماذج Google" لتدريب أكثر من 7,000 عضوة على جميع المهارات المتعلقة بالكشافة وكذلك مهارات الحياة. ومن الناحية المالية، أتاحت حزمة Google Workspace استخدام أنظمة أمنية أكثر تطورًا يمكن العمل بها بسهولة في عدّة مواقع جغرافية.

لقد حدث تطوّر ملحوظ في مستوى الفعاليّة التشغيلية لدى مؤسسة Girl Scouts of Japan بعد استخدام حزمة Google Workspace. ففي السابق، كانت بعض الموظفات فقط يستخدمنَ منتجات Google بشكل جزئي ولكن حينها لم تكن حزمة Google Workspace متوفّرة بعد على جميع الأجهزة التابعة للمؤسسة. لذلك كان على الموظفات استخدام عدّة حسابات بريد إلكتروني بالرغم من المخاطر الأمنية المحتملة المترتّبة على ذلك. وبعد أن بدأت المؤسسة استخدام حزمة Google Workspace، أصبح لكل موظفة في المؤسسة حساب واحد فقط لتنفيذ كل المهام المنوطة بها مع إمكانية الوصول إلى حسابها من أي مكان، ما يحدّ من احتمال فقدان مستندات أي موظفة إذا غادرت المؤسسة. وتسمح حزمة Google Workspace للمؤسسة بإدارة المستخدمين داخليًا وتحديث بيانات جميع الموظفات في جميع مقرّاتها بسرعة وبفعالية. ففي السابق، كان يتعيّن على مسؤولة نظام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في المؤسسة إرسال طلب إلى المورّد الخارجي عبر جدول بيانات لطلب إجراء تغيير في الحسابات، مثل إضافة حسابات جديدة أو حذف حساب خاص بموظفة متقاعدة. أمّا بعد استخدام حزمة Google Workspace، باتت تستغرق العمليات الأساسية في المؤسسة وقتًا أقل، ما أتاح للموظفات تركيز جهودهن بشكل أفضل على الوصول إلى المزيد من الفتيات والشابات ومواصلة تحقيق أهداف المؤسسة.

وكان للأدوات التي يوفّرها برنامج "Google للمؤسسات غير الربحية" دورٌ ملحوظ في رفع مستوى الوعي بالجمعية وما تبذله من جهود لدعم الفتيات والشابات وتنمية مهاراتهنَ. ففي السابق، كانت الأحداث التي تنظّمها الجمعية تُعرض على الموقع الإلكتروني ضمن صفحة واحدة تتضمّن عشرات الأحداث على شكل قائمة طويلة وكان يتعيّن على المدعوين النقر على الحدث المعني بهم لعرض التفاصيل. ولكن باستخدام "خرائط Google"، يمكن للجمعية الآن تضمين خريطة في موقعها الإلكتروني وإضافة بيانات الأحداث إليها في الوقت الفعلي. ويمكنها أيضًا تمييز الأحداث بلون مختلف حسب الشهر أو الموضوع (مثل "يوم المرشدات") لمساعدة الأشخاص المهتمين بأنشطة مرشدات وفتيات الكشافة مثلاً في العثور بسرعة على الأحداث المحلية ذات الصلة وحضورها. ومن خلال تضمين الأحداث في خرائط Google وعرض خريطة مواقعها الجغرافي، زادت نسبة حضور هذه الأحداث نتيجة مشاهدة المعلومات المتعلّقة بها أكثر من 18 ألف مرّة. ولا يتعيّن على العضوات المحتملات بعد الآن البحث عن أقرب اجتماع لهنّ، بل ما عليهنّ سوى عرض الخريطة لمعرفة الاجتماعات الأنسب لهنّ للالتقاء بزميلاتهن الأخريات.

إنّ مشاركة الإنجازات المهمة التي تحقّقها جمعية "مرشدات اليابان" وإنشاء محتوى مرئي لإبراز تأثيرها على الفتيات والشابات تلعب دورًا محوريًا في نجاح الجمعية. لقد حسّن برنامج "المنحة الإعلانية من Google" ظهور أنشطة الجمعية على الإنترنت وهو ما أدى إلى جذب أكثر من 3000 زائر إلى موقعها الإلكتروني شهريًا، محقّقةً نسبة 500% زيادة في عدد الزائرين خلال شهرين فقط. وففي إطار دعمها لحملات عالمية مثل "وقف العنف" (Stop the Violence)، أنشأت الجمعية إعلانات تشجّع على المساواة بين الجنسين والحماية من العنف لرفع مستوى الوعي وزيادة التغطية الإعلامية للحملة في اليابان. وبالمثل، فإن قناة الجمعية على YouTube تعرض قائمة تشغيل لمرشدات يغنينَ أغنية "I’ll Think of You" من تأليف "كورت شنايدر"، كنشاط جماعي بين عضوات الفريق. وقدمت مجالس محلية ومجموعات متعددة تابعة للجمعية فيديوهات تبرز إنجازات الجمعية ووصل عدد المساهمات إلى 43 مساهمة حتى الآن. وتُستخدم هذه الفيديوهات لعرض مقتطفات من الأنشطة التي تقوم بها المرشدات، بالإضافة إلى جذب عضوات جديدات محتملات إلى الموقع الإلكتروني باستخدام البطاقات والتعليقات التوضيحية. ومع وصول عدد المشاهدات لبعض الفيديوهات إلى أكثر من 20 ألف مشاهدة، يمكن القول أن YouTube أصبح وسيلة رئيسية لعرض أنشطة الجمعية الهادفة إلى دعم الفتيات والشابات وتمكينهنّ.

تعمل جمعية "مرشدات اليابان" على إدارة عشرات البرامج، منها برنامج تقدير الذات الذي تتشارك في تطويره WAGGGS وDOVE، وحملة "وقف العنف" الهادفة إلى الحد من ممارسة العنف ضد النساء، بالإضافة إلى المخيمات والأحداث المتنوّعة التي تديرها في جميع أنحاء البلد. ولا تقتصر فائدة أدوات برنامج "Google للمؤسسات غير الربحية" على تنظيم هذه البرامج وتحسين مستوى فعاليتها فحسب، بل إنها تساعد أيضًا في إنشاء محتوى مرئي لإبراز الإنجازات المهمة للجمعية بهدف تشجيع الفتيات والشابات وتمكينهنّ.